Wissenswertes Der Blick über die Kante des eigenen Schreibtisches

Der Blick über die Kante des eigenen Schreibtisches

Gastbeitrag Regula Corsten

Kurzfristiges Denken und Handeln spart keine Kosten. Offener Informationsaustausch gewinnt auf lange Sicht.

Die Lage in vielen Firmen ist angespannt. Die Mitarbeiter sind überarbeitet, an Entlastung durch neue Kollegen ist nicht zu denken. Der Zeitdruck ist allgegenwärtig. Und so kreist der Blick nur noch um den eigenen Schreibtisch. Jeder versucht, sein Pensum zu schaffen. Der Informationsaustausch erlahmt, viele wichtige Informationen versickern und gehen verloren.

Ein paar Beispiele:

• Adressen und Telefonnummern werden nicht aktualisiert. Die Folge: Kollegen laufen ins Leere, müssen sich mühsam durchfragen. Das kostet Nerven und Arbeitszeit.
• Ein Mitarbeiter handelt mit einem Lieferanten besonders günstige Konditionen aus. Er dokumentiert dies aber nicht und gibt die Informationen auch nicht an seine Kollegen weiter. Also bestellen diese weiterhin beim teuren Lieferanten. Es entstehen unnötige Kosten für die Firma.
• Dokumente werden weder abgeheftet noch zugeordnet. Sie bleiben einfach auf dem Schreibtisch oder in der Ablage liegen und stehen somit den Kollegen nicht zur Verfügung. Das macht sich spätestens dann bemerkbar, wenn der zuständige Mitarbeiter krank wird und sich auf die Schnelle niemand mehr zurecht findet.

Alltagssituationen in einer beliebigen Firma. Viele kleine Staus im Informationsfluss, die Geld, Zeit und Nerven kosten.

Den Mitarbeitern fehlt in der Regel das Bewusstsein dafür, wie wichtig jeder Einzelne von ihnen für die Informations-
weitergabe ist und was es langfristig bedeutet, wenn der Blick nicht über den eigenen Schreibtisch hinausgeht. Die Kultur des offenen Informationsaustausches und der strukturierten, geregelten Informationsweitergabe, sie stellt sich in der Regel nicht von selbst ein. Stattdessen muss sie bewusst gemacht, an konkreten Beispielen praktiziert und immer wieder aufgefrischt werden.

Hier muss konkret angesetzt und sinnvoll investiert werden: Zum Beispiel kann ein von außen moderierter Workshop den Blick für den Schreibtisch der Kollegen öffnen und die wirtschaftliche Bedeutung des Faktors Information ins Bewusstsein bringen.Nach einem gemeinsam entwickelten Plan können in den folgenden Wochen erste kleine Instrumente des Informationsmanagements implementiert werden.

• "Gelbe Seiten" einführen und pflegen: Häufig scheitert die Informationsweitergabe ganz einfach daran, dass Zuständigkeiten nicht bekannt sind und erst mühevoll recherchiert werden müssen.
• Einen gemeinsamen Informationspool festlegen und Verantwortlichkeiten dafür einführen: Wenn bekannt ist, an welcher zentralen Stelle relevante Dokumente, Zeitschriften und Adressen gesammelt werden und dazu auch noch personelle Zuständigkeiten festgelegt werden, entfallen manche Doppelarbeiten und unzählige Kopien.
• Ein einheitliches Ablagesystem einführen: Wird bei Ablage und Datenzuordnung nach einem einheitlichen System vorgegangen, so hat dies entscheidende Vorteile. Das Auffinden und Zuordnen erfolgt zuverlässiger und innerhalb kürzerer Zeit. Und auch wenn ein Kollege abwesend ist, lassen sich die gesuchten Dokumente finden.
• Standards etablieren: Vorlagen und einheitliche Kennblätter z.B. für alle Projekte ersparen mühevolle Neuorientierung und lästiges Nachtragen von Informationen.

Diese wenigen Beispiele zeigen wichtige Ansatzpunkte für eine neue Informationskultur, von der letztlich jeder Mitarbeiter profitiert. Erlebt er dies in seiner täglichen Arbeit konkret als Arbeitserleichterung, so ist er für das Thema Informationskultur gewonnen. Und das Unternehmen profitiert in der Summe von einer Informationshaltung, die Zeit spart und Kosten reduziert.

Manche Unternehmen scheuen die Anfangsinvestition: Tatsächlich muss man sich zum Aufsetzen des Projekts die Zeit nehmen, die man eigentlich nicht hat. Die Schwachstellen müssen benannt und die Mitarbeiter bei der Lösungssuche eingebunden werden. In der Realisierungsphase und auch später muss von vorgesetzter Stelle immer wieder nachgehakt und überprüft werden, ob die Vorhaben umgesetzt wurden. So wird deutlich, welchen Stellenwert die Firmenleitung dem Thema Informationsmanagement zumisst.

Die Mitarbeiter wissen ein gutes Informationsmanagement sehr schnell zu schätzen. Jeder Einzelne kann seine Arbeit schneller erledigen. Die Reibungsverluste in der Zusammenarbeit mit den Kollegen werden reduziert, denn die Grundlage der kooperativen Arbeit ist Klarheit von Verantwortung und Zuständigkeiten.

Es zahlt sich für jede Firma aus, wenn die Mitarbeiter gut informiert sind und über die Kante ihres eigenen Schreibtisches hinausblicken.

Autorin: Regula Corsten, Büroorganisation und Organisationsberatung, www.regula-corsten.de

15.03.2005