Wissenswertes Papier ist immer noch sehr geduldig

Papier ist immer noch sehr geduldig

Das papierlose oder papierarme Büro bleibt Zukunftsmusik. Immer noch werden Unterlagen massenhaft ausgedruckt, um später ungelesen in den Papierkorb zu wandern.

Genauere Zahlen förderte eine in 6 europäischen Ländern (Februar/März 2006) von Ipsos Global durchgeführte Studie bei 2.837 fest angestellten Unternehmensmitarbeitern zutage. In Deutschland sind sich 55 Prozent der Befragten sicher, dass in ihrem Unternehmen unnötig viel ausgedruckt wird. Immerhin 27 Prozent geben an, dass sie selber unnötige Drucke erstellen.

Durchschnittlich werden pro Tag 34 Seiten ausgedruckt. Interessanterweise liegen die jüngeren Mitarbeiter von 18-34 Jahren hier deutlich über dem Durchschnitt. Sie erweisen sich als eher sorglos im Umgang mit dem Papier und drucken pro Tag immerhin 47 Seiten aus.

Fest steht, dass sich die Kosten der Papierverschwendung für die Unternehmen auf riesige Beträge summieren: Allein in Deutschland kommen über 169 Mill. Euro zusammen, europaweit ergibt sich eine Summe von mindestens 1,4 Mrd. Euro.

Den meisten Mitarbeitern sind die Konsequenzen der Papierverschwendung durchaus bewusst. Doch wissen ungefähr 20 Prozent der Unternehmensmitarbeiter nicht, wie sie selber unnötige Ausdrucke vermeiden können. Die Gründe für übereifriges Ausdrucken werden in der Studie nicht erörtert. Doch wird es in den wenigsten Fällen z.B. an fehlerhaften Druckereinstellungen (Format, Ansicht) liegen.

Denkbar sind eher informations-organisatorische Gründe wie z.B. die folgenden:

• Unsicherheit über Zuständigkeiten: Wenn die Aufgaben- und Zuständigkeitsbereiche der Kollegen nicht genau bekannt sind, wird mehrfach identisches Material ausgedruckt. Dabei lagert ein- und derselbe Bericht häufig nur einen Schreibtisch weiter.
• Gewohnheitsverhalten: Häufig wird einfach nur deswegen unnötig ausgedruckt, weil keine verbindlichen Standards dafür existieren, was in welcher Form aufbewahrt wird. So wird aus alter Gewohnheit heraus ausgedruckt und abgelegt, was ohnehin digital gespeichert wird und jederzeit zur Verfügung steht.
• Unklarheit in Bezug auf die Bedeutung eines Dokuments: Der scheinbar kostengünstige Versand digitaler Dokumente verleitet zu ausgiebiger Verteilung. Dem Empfänger ist die Bedeutung eines Dokuments häufig nicht klar, denn meist fehlt eine Markierung oder Kennzeichnung. Sicherheitshalber wird also so manches überflüssige Dokument ausgedruckt.

Fazit: Papierverschwendung am Arbeitsplatz ist ein Faktum und verursacht erhebliche Kosten in den Unternehmen. Erst durch einen genaueren Blick auf die Gründe des übermäßigen Papierverbrauchs ergibt sich die Möglichkeit, die Gründe herauszukristallisieren und durch geeignete informations-organisatorische Änderungen abzustellen. Dies kann zum Beispiel in einer Kombination aus Evaluation und Workshop erfolgen.

Quelle: Im Auftrag von Lexmark durchgeführte Studie.

29.09.2006